سلام دختر گلم

این روزها به سبب بحثهایی که در مورد چارت سازمانی و تقسیم کار داخل تولید داریم، اصطلاح "داشتن روحیه کارمندی" خیلی در جلساتمان استفاده میشود. این مفهوم را من در مورد نیروهایی به کار میبرم که بجای تعهد به اتمام کار و به نتیجه رساندن کار، به انجام نقش خودشان در فرآیند کارها تعهد دارند و کاری به نتیجه ندارند. مثلا کارشناس خریدی را در نظر بگیر که بجای خریدن آنچه که نیاز است، گزارش خرید را پر میکند و ارسال میکند و به نظرش میرسد که کارش تمام شده است؛ یا یک مدیر ایمنی را در نظر بگیر که فقط درخواست وسائل ایمنی را به واحد خرید ارسال میکند و به نظرش کار تمام شده است و دیگر کسی نمیتواند از او بازخواست کند که چرا وسائل ایمنی موجود نیست و از اینجور مثالها. من به این روحیه میگویم :"روحیه کارمندی" یعنی فرد فقط مسئولیت خودش را ، انجام یک بخش از یک فرآیند می بیند و تعهدی به اینکه کار تمام شود، ندارد و البته همیشه هم دلیل دارد که کارش را به دقت انجام داده و هیچ انتقادی به او وارد نیست.


اما این روحیه از کجا بوجود می آید؟ متاسفانه یکی از خصوصیات سازمانهای کنونی، پیچیدگی است و این پیچیدگی به مرور به نام سیستماتیک بودن و لزوم نظارت و ... برای خودش وجاهت پیدا میکند و مخالفت با آن سخت میشود و هرچه سازمان پیچیده تر میشود نیاز به نیروهایی که این پیچیدگی را حفاظت کنند، بیشتر میشود و این سربازان محافظ پیچیدگی، معمولا نیروهای ستاد سازمانها هستند.

حالا آیا این سربازان واقعا مفیدند؟ شاخصی هست به نام OEE که در مدیریت تعمیر و نگهداری ماشین آلات تولیدی یک شرکت استفاده میشود و بسیار مفهوم جالبی است. خلاصه اش این است که در این شاخص، تنها کارهایی کار اصلی و مفید محسوب میشود که ارزش افزوده خلق میکند و یک قطعه بعد از انجام آن کار ، به ارزش اش افزوده شده است و باقی کارها همه زائد است و باید در حداقل ممکن باشد مثلا در یک شرکت تولیدی مثل شرکت ما، فقط حاصل کار اپراتوری که ماشینکاری میکند یا تکنسینی که قطعات را مونتاژ میکند، کار مفید است چون ارزش آن قطعه بعد از کار او ، نسبت به قبلش تغییر کرده است و باقی کارها همه کارهایی هستند که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند و بنابراین باید در حداقل ممکن باشند مثلا کنترل کیفیت قطعات ماشینکاری شده، هرچند که نشان میدهد کدام قطعه درست ماشینکاری شده و کدام نه ولی به ارزش قطعه چیزی اضافه نمیکند ، همین طور است همه کارهای مدیریتی و ستادی که در شرکتها انجام میشود مثلا کارهایی که من بعنوان مدیرماشینکاری انجام میدهم باعث نمیشود به ارزش قطعه مشخصی اضافه شود و بنابراین اگر میشد که کارهای ماشینکاری بدون حضور مدیر ماشینکاری انجام شود، قطعا برای سازمان بهتر بود؛ (البته خوشبختانه امکان پذیر نیست چشمک ) شاید یک نشانه خوب برای اینکه ببینیم یک شغل مشخص جزء نیروهایی است که باید کم باشد ، این است که تصور کنیم تعداد زیادی از آن شغل یا پست سازمانی وجود دارد و ببینیم آیا با وجود تعداد زیادی از آن پست سازمانی ، وضعیت کارها و خروجی سازمان بهترمیشود یا نه؛ مثلا فکر کن که با همین تعداد نیروی تولید ما بجای یک مدیر ماشینکاری، 10 یا 100 مدیر ماشینکاری داشتیم!  البته پر واضح است که بدون کارها و خدمات پشتیبانی ستاد سازمان، امکان کار همان نیروهای تولیدی هم وجود ندارد اما این نوع نگاه باعث میشود که در پیچیده کردن سازمان و گذاشتن مقررات زیاد و چیدن چارت سازمانی چند لایه، حواسمان باشد که چند نفر دارند کار میکنند و پول در می آورند و چند نفر دارند پول را خرج میکنند یا پشتیبان آن نفراتی هستند که پول در می آورند؟ اگر نسبت این دو جامعه طوری باشد که بیشتر افراد ، خرج کننده باشند (نیروهای مدیریتی و ستاد) و افراد کمی مشغول خلق ارزش افزوده باشند، آغاز مسیر قهقرایی سازمان است و به همین دلیل است که در سازمانهای مدرن، نسبت نیروهای ستاد به صف همیشه سنجیده میشود و خیلی وقتها با برنامه هایی مانند مهندسی مجدد سازمان و انواع ارزیابی ها و شاخص ها سعی میکنند که کارها و شغلهایی که ارزش افزوده ندارند، شناسایی شده و در حداقل ممکن باقی بمانند.

متاسفانه حد و مرز پیچیدگی لازم و ضروری و پیچیدگی زائد سازمانی خیلی روشن نیست و در سازمانهای مدیر محور ایرانی (از جمله سازمان شرکت ما) ، بستگی زیادی به سلیقه و دیدگاه مدیر دارد و اگر مدیر نخواهد، با هیچ روشی امکان اینکه متوجه چنین موضوعی بشود، نیست. نشانه ها البته وجود دارند و بهترین نشانه اش به نظر من این است که کارها خوب انجام نمیشود و نتیجه خوب نیست اما همه نفرات، کارهایشان را درست و طبق مقررات انجام داده اند ، اگر چنین وضعیتی مشاهده شد یعنی روحیه کارمندی در سازمان مسلط شده است و این نشانه پیچیدگی بیش از حد و غیر ضروری سازمان است که به چنین روحیه ای مجال رشد و توسعه داده است چون هرچقدر که سازمان شفاف و غیرپیچیده باشد ، مسئولیت افراد در انجام کارها مشخص است و امکان گم شدن مسئولیتها نیست . از نظر من یک شاخص دیگر برای مقایسه دو سازمان از نظر پیچیدگی این است که ببینیم مسئولیت انجام کارها (یا ارائه خدمات) در کدام لایه سازمانی متمرکز شده است، هرچقدر که در لایه های سازمانی بالاتری این تمرکز ایجاد شده باشد (منظورم از تمرکز وجود امکانات و اختیارات لازم برای انجام کامل یک کار است) سازمان پیچیده تر است و هرچقدر که این تمرکز در لایه های پایین تری فراهم شده باشد، سازمان کمتر پیچیده است و کارها ساده تر و سریعتر به انجام میرسند.

بگذریم، شاید بعدا بیشتر در موردش صحبت کردیم.

امیدوارم نه خودت روحیه کارمندی داشته باشی و نه در سازمانی باشی که این روحیه، فرهنگ سازمانی اش شده است.

بابا