سلام دختر گلم

با بازگشت به شرکت ، موضوع چارت و صحبتها یا تصمیماتی که در این چند روزه گرفته شده است و ... شروع میشود اما نمیتواند خیلی طولانی شود چون تا آخر این ماه (حداکثر) باید تکلیف مدیر کیفیت روشن شود و به همین خاطر هر تغییری که مد نظر آقای معاون باشد قاعدتا اتفاق می افتد ؛ البته اگر در این چند روز تصمیم گیری نشده باشد. به هرحال این فرصتی است تا دوباره به فرضیاتی که در این مدت در ذهنم برای چارت سازمانی و تعریف وظایف و ... شکل گرفته است ، بیشتر فکر کنم و فارغ از اینکه نتیجه چه خواهد بود، اینجا برایت مینویسم ، شاید به دردی بخورد.

بعد از نامه ای که در مورد "پیچیده شدن زائد سازمان" نوشته بودم به این فکر میکردم که شاید در آن نامه زیادی جانب "صف" را گرفته ام و "ستاد" را کمتر از حدش بها داده ام ، خصوصا بعد از نظری که جناب "مسعود" گذاشته بود ولی واقعیتش این است که به نظرم در شرکت (بعنوان یک بنگاه اقتصادی که هدفش - مهمترین هدفش- کسب سود است) چاره ای جز این نیست که بین صف و ستاد ، بیشتر نگران و مراقب بزرگ شدن بیش از حد ستاد بود تا صف چون در واحدهای تولیدی یا خدماتی ، نیروی اضافی یا روشهای پیچیده زائد که متناسب با کار نیست، خیلی زود خودش را نشان میدهد و بیرون میزند و اگر مدیری بخواهد واقعا اصلاح کند خیلی سریع متوجه این زائد بودن میشود اما در ستاد اینطور نیست و به خاطر قابل اندازه گیری نبودن کارها ، خیلی سخت است که یک مدیر متوجه شود که نیرویی زیادی است یا روشی خیلی پیچیده و زائد است یا کاری نباید انجام شود .

همین "بیشتر پوشیده بودن کاستیها و نواقص و زائدات ستاد" نسبت به صف کافی است که اگر مدیری بخواهد تصمیم گیری کند نسبت به ستاد سخت گیری بیشتری کند تا صف.

نمیخواهم بگویم در "صف" ، کاستن از زائدات و افزایش بهره وری کار ساده ای است اما معتقدم که ساده تر از "ستاد" است چون قابل اندازه گیری تر است و اگر این گفته معروف را بپذیریم که "آنچه قابل اندازه گیری نیست، قابل مدیریت هم نیست" مدیریت در ستاد (به معنی استفاده بهینه از منابع برای رسیدن به اهداف) ، خیلی سخت تر از صف است چون تعریف بهینه در ستاد، سخت تر است و مدیر اگر خیلی سخت گیری هم بکند ممکن است با ندادن منابع کافی به مدیران ستاد (که باید از صف پشتیبانی کنند) عملا جلوی سرعت و "بهینه کار کردن" صف را هم بگیرد و متاسفانه حد و مرز منابعی که ستاد نیاز دارد تا به صورت بهینه کارهایش را انجام دهد، شاخصی ندارد. اینکه با چه روشی میتوان این موضوع را دقیق تر بررسی کرد، خیلی ذهنم را مشغول کرده است و اگر به نتیجه ای برسم حتما برایت مینویسم.

نکته دیگر اینکه منظورم این نیست که باید بزرگ شدن واحدهای صفی به راحتی پذیرفته شود، چون تجربه من نشان میدهد که اتفاقا در صف خیلی بیشتر احتمال هدر رفتن منابع در مقیاس وسیع وجود دارد و اگر بخواهیم از دید "هدر رفت هزینه ها" دو قسمت صف و ستاد را مقایسه کنیم، یک تصمیم اشتباه در صف میتواند به راحتی هزینه بیشتری را به هدر بدهد تا ده ها و صدها تصمیم اشتباه در ستاد اما همانطور که اشاره کردم، اگر مدیری بخواهد واقعا سیاست بهینه کار کردن را در دستور قرار دهد، واحدهای صفی به این راحتی نمیتوانند ضایعات و هدر دادن هایشان را پنهان کنند، کاری که در ستاد راحت تر انجام میشود و هرچه ستاد بزرگتر و پیچیده تر میشود، پنهان کاری اش بیشتر میشود و سخت تر میشود نشان داد که چقدر هزینه زائد در حال انجام است یا کاری اشتباه است چون این کارهای زائد در لفافه "انجام سیستماتیک کارها" پیچیده شده است و از طرفی باید همین مدیران ستادی را قانع کرد که کارهای واحدشان اشتباه یا زائد است و قاعدتا و بطور ناخودآگاه این کاری سخت  است چون بصورت خوشبینانه هم که نگاه کنیم، هیچ مدیری کاری را که میداند اشتباه است را انجام نمیدهد و بنابراین قانع کردن فردی که فکر میکند، روش او ، روش درستی است واقعا سخت است؛ اگر بدبینانه هم نگاه کنیم که مشخص است: قانع کردن فردی که تصمیم گرفته که نظر شما را نپذیرد، امکان پذیر نیست؛ در حالیکه در واحدهای صفی، نیروی زائد با یک قدم زدن در کارگاه هم خودش را نشان میدهد و قابل پنهان کردن نیست (البته برای اهل فن!) و از طرفی تصمیم گیری برای تخصیص درست منابع در واحدهای صفی آسان تر است نسبت به واحدهای ستادی.

بگذریم، میدانم که برای سن الانت این حرفها خیلی زود است اما با این روحیه "تعیین تکلیف کردن برای دیگران" خصوصا من و مامانت که داری ، به نظرم بعید نیست که در آینده مدیر شوی و آن موقع شاید این حرفها به دردت بخورد.!

بابا