سلام بابایی

اگر خاطرت باشد مدتی قبل برایت در نامه ای از بعضی کارهای به ظاهر سیستماتیک اما در واقع زائد گفتم که تنها نقش آنها ، ایجاد کار برای عده ای و البته هزینه پنهان برای سازمان است. الان میخواهم نمونه ای که اخیرا پیش آمد را بعنوان مثال برایت بگویم که موضوع روشن تر شده باشد:

ما در شرکتمان برای درخواست مرخصی و ماموریت و ... نرم افزاری داشتیم که از مدتی قبل تصمیم به این شد که آنرا کنار بگذاریم و برویم سراغ یک نرم افزار خارجی و یک پارچه که از آن برای کار کنترل تولید و انبار و ... هم استفاده میکنیم ، هرچند نرم افزار قبلی مشکلاتی داشت اما در حدی نبود که بخواهیم عوضش کنیم اما به هرحال در شرایط پولداری شرکت بود و به راحتی این تصمیم گرفته شد که کنار گذاشته شود و یک نرم افزار جدید داشته باشیم.بگذریم که الان مشکلات نرم افزار جدید برای ما در تولید که کار شیفتی داریم خیلی بیشتر از قبلی است.

چند روز قبل یک ایمیل به من زده بودند که برای "دریافت پسورد نفرات آن مدیریت ، لطفا نماینده ای را معرفی کنید" تماس گرفتم و مشخص شد که در پاکتهایی در بسته و کاملا امن، پسورد ورود نفرات به این نرم افزار جدید ، پرینت شده (که البته یکبار مصرف است) و باید به هر نفر، پسورد خودش تحویل شود تا در اولین ورود به نرم افزار، پسورد مورد نظر خودش را تعیین کند.

زنگ زدم به خانم کارشناسی که مسئول اینکار بود و پرسیدم :"وقتی این پسورد یکبار مصرف است و همه نفرات ما در چند برنامه دیگر ، پسورد دارند چرا یکی از همانها را (مثلا همان برنامه قبلی که قرار است این یکی جایگزینش شود) انتخاب نکرده اید تا به افراد اعلام کنید که پسوردشان همان است و نیازی به اینهمه هماهنگی برای پسورد دادن و ... نباشد و خودشان در همان بار اول، پسوردشان را عوض کنند؟" پاسخ جالبی داد:"تا الان همین کار را کرده ایم و .... نمیدانم."به آن خانم گفتم که "بهتر است روشتان را عوض کنید چون هنوز باید 600 نفر تولیدی را هم با همین روش انجام دهید که کار زیاد و بیهوده ای است و کلی هم پرینت و پاکت نامه و کارهای زائد دارد که واقعا لازم نیست" اما وقتی دیدم مستاصل شده است و او در واقع تصمیم گیر نیست، قبول کردم و یک نفر را فرستادم که برگه ها را بگیرد، برای خود من که ایمیل دارم، در یک نامه این پسورد اعلام شد، یک عدد 5 رقمی.

وارد نرم افزار شدم، به محض ورود اعلام شد که باید پسورد را عوض کنم. من هم یک عدد 4 یا 5 رقمی را وارد کردم، پیغام داد که "پسورد باید حداقل 7 کاراکتری باشد"، یک عدد 7 رقمی وارد کردم، خطا گرفت و پیغام داد که " پسورد باید حتما از عدد و حروف تشکیل شده باشد" کلافه شده بودم، یک پسورد دیگر با مشخصاتی که خواسته بود، وارد کردم و بالاخره تمام شد.

این مثالی بود از یک برخورد سیستماتیک با موضوعی که به هیچ وجه نمیشود به تصمیماتی که گرفته شده است ، کوچکترین خللی وارد کرد و همه کارها کاملا حساب شده است اما واقعا لازم نیست، نه از اصل تغییر در نرم افزارش و نه از شیوه تعیین پسورد و رساندش به نفرات.

از اینجور تصمیمات به ظاهر سیستماتیک ولی زاید هر روز داریم و به محض اینکه وارد صحبت برای تغییر و اصلاحش میشوی ، متهم به کار غیر سیستمی و ... خواهی شد که امیدوارم تو دچارش نشوی.

بابا